Een handelsfactuur maken

Wat is een handelsfactuur?

De handelsfactuur (of pro-formafactuur) is vereist voor alle grensoverschrijdende zendingen (met uitzondering van documenten die geen handelswaarde hebben). Dit is het belangrijkste formulier om invoerrechten en belastingen te beoordelen en te controleren of de zending aan de regelgeving voldoet.

Als u een exportzending aanmaakt, bent u verantwoordelijk voor het opstellen van de handelsfactuur.

Wanneer u uw verzendlabel aanmaakt, helpen wij u bij het invullen van uw handelsfactuur. Het is belangrijk om nauwkeurige en specifieke informatie te verstrekken om vertragingen bij de douane te voorkomen.

Welke gegevens zijn nodig voor een handelsfactuur?

Om een handelsfactuur op te stellen, moet u specifieke gegevens verstrekken over wat u verzendt, zoals:

• Omschrijving van de zending (beschrijf de gehele zending en de producten ervan) en de productwaarde van alles wat wordt verzonden
• Land van herkomst voor elke goederenregel op de factuur
• Land van herkomst van de goederen (bijvoorbeeld vereist voor cosmetica)
• 10-cijferige geharmoniseerde tarieflijst van de Verenigde Staten (Harmonized Tariff Schedule of the United States, HTSUS)
• Hoeveelheid en waarde van de artikelen in de zending

Hoe vul ik een handelsfactuur in?

Wij helpen u bij het invullen van uw handelsfactuur terwijl u uw verzendlabel op UPS.com aanmaakt. Het is belangrijk om nauwkeurige en specifieke informatie te verstrekken om vertragingen bij de douane te voorkomen.

Als u een UPS-account heeft, kunnen wij uw handelsfactuur digitaal verzenden (om Paperless mogelijk te maken). ^® Factuur, ga naar uw scherm met accountgegevens). Als u nog geen account heeft, kunt u hier een account aanmaken. U wordt dan automatisch aangemeld. Druk anders drie kopieën van de handelsfactuur af en voeg deze bij uw pakket.

U kunt ook een blanco handelsfactuur handmatig invullen als u dat liever heeft.

• Geef een nauwkeurige en volledige beschrijving van de goederen die u exporteert.
• Zorg ervoor dat u de reden voor export duidelijk op het document vermeldt, bijvoorbeeld een cadeau.
• Geef nauwkeurige en volledige contactgegevens op voor uzelf en voor de ontvanger
• Voeg een geharmoniseerde tariefcode toe. Dit wereldwijde classificatiesysteem versnelt de export, vermindert vertragingen en kan u helpen extra kosten of toeslagen te vermijden.
• Als u de handelsfactuur niet elektronisch verstuurt, zijn drie ondertekende exemplaren vereist (één origineel en twee kopieën). Deze dienen bij uw zending te worden gevoegd. Zorg ervoor dat u ook een kopie van de originele, ondertekende handelsfactuur bewaart voor uw eigen administratie.

Uw internationale verzendgids