Si les dernières années nous ont appris quoi que ce soit, c’est que la seule chose qui est vraiment prévisible, c’est l’imprévisibilité.

Les pandémies mondiales et les conflits internationaux se sont manifestés en fermetures d’usine, en vols annulés, en ports congestionnés, en pénuries de personnel, en envois réacheminés, en délais de livraison plus longs, ainsi qu’en flambée des tarifs supplémentaires et des prix du carburant. « Problèmes de chaîne d’approvisionnement » est devenu une phrase courante à appliquer à presque tous les problèmes.

Mais même dans les moments compliqués, les expéditeurs avertis peuvent trouver des moyens de naviguer en eaux troubles et de garder une longueur d’avance sur la concurrence. Une simple attention au détail, l’adhésion aux règles et l’évitement de l’automutilation peuvent contribuer à assurer le bon déroulement des envois, même lorsque le processus de la chaîne d’approvisionnement est chaotique.

Récemment, un panel de cadres d’UPS^® Global Freight Forwarding s’est réuni pour discuter de conseils éclairés pour aider les expéditeurs internationaux à atténuer le risque de retards douloureux dans leurs chaînes d’approvisionnement.

1. N’y allez pas seul

Lorsque la capacité de la chaîne d’approvisionnement est perturbée, ce qui fonctionnait sans heurt peut ne plus fonctionner du tout. Il est important de garder des options. Toute bonne stratégie commence par un plan solide, un plan de secours encore meilleur et un service d’acheminement de fret.

« Un bon transitaire peut vous donner accès à des options auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé », a déclaré Keith Andrey, vice-président d’UPS Global Freight Forwarding. « Des modes, des ports différents, même une compagnie maritime différente si vous traitez directement avec le transporteur. Avec la bonne compréhension de la demande et des besoins, votre transitaire peut vous aider à prendre des décisions sur la sélection de l’acheminement des transporteurs, que ce soit des ports différents et moins congestionnés ou de meilleurs transits ferroviaires intermodaux sur des ports intérieurs, en passant par des changements de mode pour traiter les commandes urgentes. »

Cependant, une bonne planification se produit parfois bien avant une perturbation. Il est essentiel de savoir s’adapter à la volée. « Les expéditeurs ne devraient pas avoir peur de redéfinir les priorités des produits en fonction des capacités disponibles de toutes les parties au sein de la chaîne d’approvisionnement », a déclaré Andrey.

Une bonne collaboration avec votre transitaire, ainsi qu’une communication transparente entre l’acheteur, l’usine, le transporteur et le centre de distribution destinataire, peuvent aider à réduire le nombre de jours en transit dans le parcours d’un port à l’autre, ainsi que le dernier kilomètre jusqu’à la porte de votre client.

2. Les prévisions d’aujourd’hui exigent de meilleurs modèles

Des prévisions précises et précoces sont essentielles en période de turbulence. « En règle générale », a déclaré Jill O’Dell, vice-présidente, UPS Global Freight Forwarding Global Strategy et IE, « les transitaires achètent de l’espace bien avant que les cargaisons ne se déplacent. Ainsi, lorsque les expéditeurs peuvent dire à leurs transitaires : « J’aurai une nouvelle gamme de produits dans six mois », ils peuvent garantir que de l’espace sera disponible au moment prévu. » Pour mieux gérer les conditions volatiles, des prévisions avancées éclairées aident le transitaire à planifier la main-d’œuvre, l’espace et tout le reste pour garder votre plan sur la bonne voie.

Les autres points à prendre en compte comprennent l’expédition avant les échéances, l’avance sur la planification des stocks, l’attention sur la bonne combinaison de produits et le fait de ne pas commander plus que ce que votre consignataire peut gérer. « Aujourd’hui plus que jamais, a déclaré O’Dell, les prévisions de dernière minute sont la recette de l’échec. »

3. N’ayez pas peur d’optimiser les itinéraires et les modes

Chaque jour, un événement imprévisible peut bouleverser le statu quo. Pénurie de main-d’œuvre, fermetures de ports, chaos dans le canal de Suez. Votre capacité à optimiser rapidement les itinéraires peut minimiser ou atténuer les retards. Pouvez-vous acheminer les envois différemment pour contourner les voies congestionnées? Pouvez-vous vous approvisionner à partir d’un endroit différent? Pouvez-vous ajuster la taille de l’envoi pour profiter d’autres modes? Ou utiliser des modes différents de ceux auxquels vous êtes habitué?

« L’un des grands changements que nous constatons est que les clients passent d’une vue du transport en coût le plus faible par unité » à une vue du transport le plus efficace de bout en bout », a déclaré Andrey. « Comprendre vos options de bout en bout par mode, et même par port, peut vous aider à déterminer le débit optimal. »

De plus, en ajustant les dimensions des commandes pour optimiser le transport aérien, maritime ou ferroviaire, vous pouvez souvent économiser des jours de transport. « Ce n’est pas quelque chose que les acheteurs et les planificateurs du côté client sont habitués à faire », a souligné Andrey. « Mais lorsqu’il s’agit moins de coût unitaire et plus d’optimiser la taille des commandes et la configuration des cartons et des palettes pour différents modes, vous améliorez vos chances que les marchandises traversent la chaîne d’approvisionnement aussi rapidement que possible. »

4. Les détails sont importants pour le dédouanement

Une inspection douanière est l’une des principales causes de retards d’expédition. La perte des privilèges d’importation est encore pire. Alors que la rapidité compte partout ailleurs dans la chaîne d’approvisionnement, en ce qui concerne les formulaires douaniers et la conformité, les raccourcis sont la recette de l’échec. Bruce Kidwell, vice-président du courtage en douane mondial et des services de conseils commerciaux chez UPS Global Freight Forwarding, a déclaré : « Si vous commencez à essayer de prendre des raccourcis sur la conformité, de modifier la documentation ou de modifier la classification pour réduire les droits, vous mettez votre cargaison en péril. »

Une fois que vous avez attiré l’attention des douanes, vous risquez de perdre votre licence d’importation ou vous pouvez voir chaque envoi signalé pour inspection. Les douanes exigent beaucoup de renseignements. Mais l’attention méthodique aux détails et la précision sont la meilleure façon d’éviter les retards. Voici quelques pièges simples que vous pouvez facilement éviter; assurez-vous que :

• votre transitaire et votre courtier ont vos coordonnées, votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone;
• vous sélectionnez un courtier et avez un compte avec procuration établie;
• vous disposez des bons documents pour les douanes et autres organismes gouvernementaux partenaires (OGP). Chaque pays possède des OGP au-delà des douanes qui peuvent avoir un impact sur le dédouanement. (Aux États-Unis, il y a plus de 20 agences, y compris la Fish & Wildlife, la FDA, etc.)
• Vous n’attendez pas que votre cargaison soit au port ou au centre de fret aérien pour réfléchir à ces choses

5. Priorité à la conformité d’abord

« Cela semble simple », a déclaré Jill. « Fournissez à votre transitaire ou courtier une description exacte de vos marchandises. » Sans cela, l’envoi est forcé à l’arrêt et le client doit être contacté pour classer les marchandises de manière appropriée. Il s’agit d’un problème de taille! De plus en plus de pays demandent aux entreprises de transport de fournir une classification, avant le départ, comme c’est le cas du nouveau système Import Control System 2 (ICS2) dans l’UE.

Jill propose une règle simple pour classer les marchandises et faciliter le passage en courtage en douane : « Je l’appelle la règle des quatre mots », dit-elle. « Si vous pouvez décrire votre article en quatre mots, cela aidera le courtier à mieux classer vos marchandises. Au lieu de dire “t-shirt”, dites “t-shirt femmes coton tricoté”. »

Fournissez à votre courtier votre tableau de pièces à l’avance : une liste simple de vos pièces, leurs descriptions et leurs codes tarifaires. Ceux-ci peuvent être automatiquement intégrés dans leur système pour mieux automatiser le processus et réduire les retards.

« Enfin, » a ajouté Jill. « Nous encourageons les clients à nous envoyer des exemples de documentation pour leurs expéditeurs les plus fréquents, avant de commencer l’expédition. Ainsi, nous pouvons dire : “Ce fournisseur n’a pas des factures aussi claires qu’elles devraient l’être”, ou faire une comparaison. Ceci est particulièrement important dans d’autres pays. »

Peu importe à quel point vous planifiez à l’avance et utilisez des prévisions pour garantir de l’espace, la réalité est que si votre expédition est bloquée sur un navire à l’extérieur du port de Los Angeles, votre courtier ne pourra pas faire grand-chose pour la débloquer. Les retards arrivent. Prévoyez plus de temps que par le passé, priorisez les stocks dont vous avez vraiment besoin et assurez-vous que votre transitaire comprend la priorité de vos articles. Ensuite, expédiez tôt et expédiez correctement. Avec les cinq conseils présentés ci-dessus, vous pouvez espérer apporter un peu plus d’ordre dans le chaos du marché de la chaîne d’approvisionnement.

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