Por Qué la Integridad del Flujo de Trabajo de Documentos es Más Importante que Nunca

5 de febrero de 2025 • Lectura de 5 minutos
Autora: Jessica Denbo Smith, Directora, Marketing de EE. UU., UPS

Puntos Clave

• El 70% de las organizaciones invierten en gestión de la información debido a los riesgos de cumplimiento.¹
• Cuando se envían documentos físicos confidenciales, es importante adoptar una postura proactiva frente a los posibles riesgos.
• Las empresas pueden ayudar a cerrar las brechas con una gestión más sólida del flujo de trabajo de documentos, que incluya visibilidad de la cadena de custodia, integraciones API y actualizaciones en tiempo real.

Por Qué es Importante la Logística Segura de los Documentos

Los documentos urgentes contienen nuestra información más privada o confidencial. Son expedientes de pacientes, préstamos hipotecarios y contratos que llevan meses de preparación. Y la pérdida de documentos puede suponer la pérdida de tratamientos, retrasos en los cierres y la ruptura de la confianza.

Esto es sumamente importante, ya que la mayoría de las empresas manejan documentos en dos mundos: el papel, que se puede archivar para su conservación, y los canales digitales, que son rápidos, pero no están exentos de errores. Cada vez que un registro cambia de manos, el riesgo puede aumentar.

Los equipos de cumplimiento son los que más lo notan, pero la presión afecta a todos: los empleados que actualizan las pantallas para ver las novedades, los líderes que se preocupan por los plazos y los clientes que esperan certezas.

“Esa expectativa de certeza no va a desaparecer”, afirma Seth Hoeger, Director Estratégico de UPS. “De hecho, el 91% de las personas rastrea activamente los envíos ”. La visibilidad se ha convertido en parte de la vida cotidiana, ya sea para pedir la cena, compartir un viaje, enviar un paquete o un documento importante.

Ver para Creer: Por Qué la Tranquilidad Necesita Pruebas

Imagine estar esperando un expediente médico, legal o financiero sin saber si ha pasado por el sistema. Sin duda, esa incertidumbre es frustrante. Pero lo más importante es que deja a las organizaciones expuestas. De hecho, el 70% de las organizaciones invierten en gestión de la información debido a los riesgos de cumplimiento.¹

“Contratos legales, información personal, archivos confidenciales: los clientes esperan que los documentos físicos y digitales estén sincronizados”, señala Hoeger. “La capacidad de rastrear quién firmó, cuándo se entregaron los documentos y cómo se desplazaron por la cadena de custodia marca una gran diferencia”.

Sin embargo, la visibilidad es solo una parte de la solución. Pero cuando los sistemas en papel y digitales no están sincronizados, incluso el rastro más claro puede dejar peligrosos puntos ciegos.

Cierre de la Brecha Entre los Flujos de Trabajo Físicos y Digitales

Aunque las plataformas digitales están creciendo, el papel no va a desaparecer. El verdadero desafío es hacer que funcionen juntos. En la actualidad, el 72% de las empresas afirman que las diferencias entre ambos mundos crean problemas operativos a la hora de procesar documentos.²

“Tecnologías como las integraciones API y las herramientas de cadena de custodia ayudan a cerrar estas brechas”, afirma Hoeger. “Los escaneos, las transferencias y las entregas pasan a formar parte de un registro digital, una cadena de custodia visible”.

Para los remitentes, eso implica menos enlaces rotos entre sistemas. Para los destinatarios, implica saber que lo que reciben es el documento real, entregado en el momento y lugar necesarios, y rastreable si surgen dudas posteriormente.

Por Qué las API son Importantes para la Integridad de los Documentos

Las empresas generan datos prácticamente todo el tiempo. Las direcciones, las marcas de tiempo, las firmas y los escaneos de entrega se adjuntan al ciclo de vida de un documento. El verdadero reto es mantenerlos conectados y utilizables.

Ahí es donde aparecen las API. Las API permiten que los sistemas se sincronicen. Por lo tanto, en lugar de exigir a los equipos que vuelvan a introducir la información en varias plataformas, las API pueden transferir los datos automáticamente a las herramientas que las empresas ya utilizan.

Por ejemplo, el portal para Desarrolladores de UPS ofrece API que agilizan y hacen más seguros los flujos de trabajo de documentos:

• API de Envío: Automatiza la creación y gestión de envíos, y transfiere los datos directamente desde el software de su empresa a UPS.
• API de Validación de Direcciones: Reduce los costosos errores al detectar direcciones incorrectas antes de que salgan los envíos.
• API de Documentos Electrónicos: Ayuda a agilizar el despacho de aduanas de los envíos internacionales al permitir a las empresas cargar y vincular los documentos de aduana de forma electrónica.
• API de Rastreo: Proporciona visibilidad en tiempo real de la ubicación y el estado de entrega de un documento, lo que permite a los equipos y a los clientes obtener respuestas sin tener que esperar.
• API de Cotización y Tiempo en Tránsito: Ofrece estimaciones precisas de los costos y la entrega, lo que ayuda a las empresas a elegir las mejores opciones para los envíos urgentes.

Juntas, estas integraciones permiten cerrar brechas, reducir retrasos y hacer que las personas recuperen tiempo en lugar de tener que rastrear sus documentos más confidenciales.

Resumen: Cómo Mantener Todos los Documentos bajo Control

Los riesgos son reales. Pero hay medidas que se pueden tomar. Transportistas como UPS ayudan a las empresas a establecer conexiones entre el papel y el formato digital, y garantizan que los documentos importantes se envíen de forma rápida y segura.

• Rastreo de la cadena de custodia: Los escaneos, las firmas y las entregas se pueden registrar en un sistema de rastreo.
• Logística segura de los documentos: Desde entregas con plazos definidos hasta requisitos de firma, los documentos llegan en el momento y lugar adecuados, y a las manos correctas.
• Integración de API: Una mejor gestión del flujo de trabajo de documentos permite sincronizar las actualizaciones de UPS con los flujos de trabajo digitales existentes.

Juntas, estas medidas de seguridad preservan la confianza y la reputación, y permiten que las empresas sigan avanzando.

¹ “2024 Estado de la práctica de la gestión inteligente de la información,” Association for Intelligent Information Management, consultado el 9/17/25.
² “Cómo los procesos documentales digitales están pasando de ser una buena práctica a una necesidad empresarial” Forrester and Adobe, consultado el 9/17/25.

Los resultados y las opciones individuales variarán. UPS no promete ningún resultado específico en este documento, sino que proporciona solo ejemplos de resultados basados en determinadas experiencias de clientes de UPS.