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FAQs sobre como utilizar ferramentas de exportação

Como exportar endereços?

Em vez de alterar manualmente os endereços individuais incluídos no livro de endereços, o administrador poderá exportar informações de morada para um ficheiro e alterar dessa forma vários registos em simultâneo. O ficheiro modificado poderá então ser importado novamente para o UPS CampusShip.

  1. Para exportar as informações do livro de endereços, selecione As Minhas Definições na barra de ferramentas do CampusShip.
  2. Selecione Exportar Moradas sob Livro de Endereços de Empresa ou Livros de Endereços Pessoal no módulo Livros de Endereços. A seleção de qualquer uma das ligações criará automaticamente o seu pedido de exportação e exibirá a página de estado de importação/exportação.
  3. Nesta página, a seleção de Atualizar com a categoria de exportação apropriada atualizará o estado dos relatórios “Em curso”. Após a conclusão da exportação, selecione Ver Dados para transferir o ficheiro exportado.


Além disso, é possível selecionar uma das ligações de exportação em Ficheiros de Importação/Exportação no menu lateral da secção Administração. A seleção da ligação criará o seu pedido de exportação.

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Como posso exportar locais?

Em vez de alterar manualmente locais simples, um administrador pode exportar informações sobre os locais desde o UPS CampusShip para um ficheiro, alterar vários registos e, em seguida, importar o ficheiro alterado de volta ao UPS CampusShip.

  1. Para exportar informações sobre os locais, seleccione Adminstração na barra de ferramentas do CampusShip. Depois, seleccione Gerir Locais em Administrar o CampusShip. Seleccione Exportar locais. Para recuperar os resultados dos locais, introduza o nome de um local e defina os critérios do filtro (por exemplo, "contém" ou "corresponde exactamente"). Se não tiver a certeza de como se escreve exactamente o nome do local, seleccione o link Procurar para encontrar e seleccionar o nome de um local.
  2. Seleccione um ou mais locais entre os resultados. Para definir os campos do local que quer incluir no ficheiro a exportar, seleccione Exportar Dados. Em alternativa, pode seleccionar Ver Selecções se tiver várias selecções e pretender ver uma lista consolidada das suas selecções.
    Nota: Os conjuntos de resultados podem encher várias páginas. Para navegar por uma lista longa de resultados, utilize os links Seguinte e Anterior. Para exportar todos os locais administrados, seleccione Exportar Dados para Todos os Locais Administrados em vez de procurar.
  3. Na página Exportar Campos de Locais, seleccione os campos que pretende exportar. Para criar o pedido de ficheiro exportado de locais, seleccione Exportar Dados. O seu pedido será criado automaticamente e será apresentada a página Estado da Importação/Exportação.
  4. Na página Estado da Importação/Exportação, se seleccionar Actualizar com a categoria de exportação adequada vai actualizar o estado dos relatórios "Em Curso". Depois de concluir a exportação, seleccione Ver Dados para transferir o ficheiro exportado.

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Como é que posso exportar números de referência?

Em vez de alterar manualmente os números de referência individuais, um administrador poderá exportar informações sobre números de referência para um ficheiro e alterar, assim, vários registos. O ficheiro alterado pode então ser importado de volta para o UPS CampusShip.

Para exportar as informações sobre os números de referência, seleccione Administração na barra de ferramentas do CampusShip. Depois, seleccione Exportar Números de Referência numa lista de números de referência apresentada na página Gerir Números de Referência.

O seu pedido será criado automaticamente e é apresentada a página Estado da Importação/Exportação. Na página Estado de importação/Exportação, se seleccionar Actualizar na categoria de exportação adequada irá actualizar o estado dos relatórios "Em Curso". Depois de concluir a exportação, seleccione Ver Dados para fazer download do ficheiro exportado.

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Como é que posso exportar utilizadores?

  1. Para exportar as informações dos utilizadores, seleccione Administração na barra de ferramentas CampusShip. A seguir, seleccione Gerir Utilizadores e, em seguida, seleccione Exportar Utilizadores. É apresentado um ecrã de procura de utilizadores.
  2. Introduza o nome de um local para recuperar todos os utilizadores atribuídos a um local. Se não tiver a certeza de como se escreve exactamente o nome do local, seleccione o link Procurar para encontrar e seleccionar o nome do local. Em alternativa, introduza um nome ou frase para filtrar os resultados da procura de um local. Por exemplo, para recuperar todos os utilizadores com o nome de Smith do Local X, introduza "Smith" no campo de procura e local "X" no campo do nome do local.
  3. Seleccione um ou mais utilizadores dos resultados. Para criar o pedido de ficheiro exportado de utilizadores, seleccione Exportar Dados. Em alternativa, pode seleccionar Ver Selecções se tiver várias selecções e pretender ver uma lista consolidada das suas selecções. Para criar o pedido de ficheiro de exportação de utilizadores, seleccione Exportar Dados.
  4. O seu pedido será automaticamente criado e é apresentada a página Estado de Importação/Exportação. Na página Estado de importação/Exportação, se seleccionar Actualizar na categoria de exportação adequada irá actualizar o estado dos relatórios "Em Curso". Depois de concluir a exportação, seleccione Ver Dados para transferir o ficheiro exportado.


Nota:
Os conjuntos de resultados podem encher várias páginas. Para navegar por uma lista longa de resultados, utilize os links Seguinte e Anterior.

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Como posso verificar o estado do ficheiro de exportação?

Depois de criar o seu pedido do ficheiro de exportação, aparecerá um ecrã que lhe permite verificar o estado do seu pedido de exportação.

O Estado do Pedido de Ficheiro de Exportação pode incluir:

  • Em Curso: Esta indicação significa que está em curso o processamento de um pedido de exportação que estará concluído dentro em breve, dependendo da respectiva dimensão. Para consultar o estado mais recente, actualize a página.
  • Concluído: Apresenta um link para Ver dados.
  • Concluído com erros: Apresenta links para Ver dados e Ver erros.
  • Falhou: Apresenta um link para Ver Erros.


Para verificar o estado de outras actividades de exportação, seleccione Mostrar Todos, Apenas Local, Apenas Utilizador, Apenas Livro de Endereços da Empresa ou Apenas Número de Referência a partir da lista de selecção.

O Ficheiro de Exportação será um ficheiro do tipo de Valores Separados por Vírgulas (.csv), um ficheiro só texto simples em que cada campo está separado por uma vírgula sem espaços. Num ficheiro exportado, cada registo deve estar na sua própria linha. Se um campo não for necessário ou estiver vazio, é inserida uma vírgula para "passar" para o campo seguinte. Assim, o formato pode conter várias vírgulas numa linha, sem espaços. O nome do ficheiro termina com a extensão .csv.

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