Συχνές ερωτήσεις για τη χρήση εργαλείων εξαγωγής

Αντί να τροποποιεί μία μία, μεμονωμένες διευθύνσεις στα βιβλία διευθύνσεών σας, ένας διαχειριστής μπορεί να εξάγει πληροφορίες διευθύνσεων σε ένα αρχείο και να τροποποιεί πολλαπλές εγγραφές. Το τροποποιημένο αρχείο μπορεί στη συνέχεια να εισαχθεί και πάλι στο UPS CampusShip.

1. Για εξαγωγή πληροφοριών βιβλίου διευθύνσεων, επιλέξτε Οι Ρυθμίσεις μου στη γραμμή εργαλείων CampusShip.
2. Επιλέξτε Εξαγωγή Διευθύνσεων είτε κάτω από την ενότητα του Εταιρικού Βιβλίου Διευθύνσεων είτε του Προσωπικού Βιβλίου Διευθύνσεων στη μονάδα των Βιβλίων Διευθύνσεων. Αν επιλέξετε οποιονδήποτε από αυτούς τους συνδέσμους θα δημιουργηθεί αυτόματα το αίτημα εξαγωγής σας και θα εμφανιστεί η σελίδα Κατάσταση Εισαγωγής/Εξαγωγής.
3. Στη σελίδα Κατάσταση Εισαγωγής/Εξαγωγής, επιλέγοντας Ενημέρωση με την κατάλληλη κατηγορία εξαγωγής θα γίνει ανανέωση της κατάστασης των αναφορών «Σε Εξέλιξη». Αφού ολοκληρωθεί η εξαγωγή, επιλέξτε Προβολή Δεδομένων για να μεταφορτώσετε το εξαγόμενο αρχείο.

Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε έναν από τους συνδέσμους εξαγωγής κάτω από το στοιχείο Αρχεία Εισαγωγής/Εξαγωγής στο πλαϊνό μενού της ενότητας Διαχείριση. Το αίτημα εξαγωγής σας δημιουργείται με την επιλογή του συνδέσμου.

Αντί να τροποποιήσει μία μία, μεμονωμένες τοποθεσίες, ένας διαχειριστής μπορεί να κάνει εξαγωγή πληροφοριών τοποθεσιών από το UPS CampusShip σε ένα αρχείο, να τροποποιήσει πολλές εγγραφές και, στη συνέχεια, να κάνει εισαγωγή του τροποποιημένου αρχείου και πάλι στο UPS CampusShip.

1. Για να εξάγετε πληροφορίες τοποθεσιών, επιλέξτε Διαχείριση στη γραμμή εργαλείων του CampusShip. Στη συνέχεια επιλέξτε Διαχείριση τοποθεσιών στην περιοχή Διαχείριση CampusShip. Επιλέξτε Εξαγωγή τοποθεσιών. Για να λάβετε αποτελέσματα τοποθεσιών, καταχωρήστε ένα όνομα τοποθεσίας και ορίστε τα κριτήρια φιλτραρίσματος (δηλ. "περιέχει" ή "ταιριάζει ακριβώς με"). Αν δεν είστε βέβαιοι για το πώς ακριβώς γράφεται μια τοποθεσία, επιλέξτε το σύνδεσμο Αναζήτηση για να βρείτε και να επιλέξετε ένα όνομα τοποθεσίας.
2. Επιλέξτε μία ή περισσότερες τοποθεσίες από τα αποτελέσματα. Για να ορίσετε ποια πεδία τοποθεσιών πρέπει να συμπεριληφθούν στο αρχείο εξαγωγής, επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων. Προαιρετικά, μπορείτε να επιλέξετε Προβολή επιλογών αν έχετε πολλές επιλογές και θέλετε να προβάλετε έναν συνοπτικό κατάλογο με τις επιλογές σας.
   Σημείωση: Τα σύνολα αποτελεσμάτων μπορεί να γεμίσουν αρκετές σελίδες. Για να μετακινηθείτε σε έναν μακροσκελή κατάλογο με αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε τους συνδέσμους Επόμενο και Προηγούμενο. Για την εξαγωγή όλων των τοποθεσιών που διαχειρίζεστε, επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων για όλες τις τοποθεσίες σε διαχείριση, αντί να κάνετε αναζήτηση.
3. Στη σελίδα Εξαγωγή πεδίων τοποθεσίας, επιλέξτε ποια πεδία θα εξαχθούν. Για να δημιουργήσετε ένα αίτημα εξαγωγής αρχείου τοποθεσιών, επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων. Το αίτημά σας θα δημιουργηθεί αυτόματα και θα εμφανιστεί η σελίδα Κατάσταση εισαγωγής/εξαγωγής.
4. Στη σελίδα Κατάσταση εισαγωγής/εξαγωγής, αν επιλέξετε Ενημέρωση με την κατάλληλη κατηγορία εξαγωγής θα ανανεωθεί η κατάσταση των αναφορών "Σε εξέλιξη". Αφού ολοκληρωθεί μια εξαγωγή, επιλέξτε Προβολή δεδομένων για να κάνετε λήψη του αρχείου εξαγωγής.

Αντί να τροποποιεί έναν-έναν μεμονωμένους αριθμούς αναφοράς, ένας διαχειριστής μπορεί να εξάγει πληροφορίες αριθμών αναφοράς σε ένα αρχείο και να τροποποιεί πολλές εγγραφές. Το τροποποιημένο αρχείο μπορεί στη συνέχεια να εισαχθεί και πάλι στο UPS CampusShip.

Για να εξάγετε πληροφορίες αριθμών αναφοράς, επιλέξτε Διαχείριση στη γραμμή εργαλείων του CampusShip. Στη συνέχεια επιλέξτε Εξαγωγή αριθμών αναφοράς κάτω από έναν κατάλογο αριθμών αναφοράς στη σελίδα Διαχείριση αριθμών αναφοράς.

Το αίτημά σας θα δημιουργηθεί αυτόματα και θα εμφανιστεί η σελίδα Κατάσταση εισαγωγής/εξαγωγής. Στη σελίδα Κατάσταση εισαγωγής/εξαγωγής, αν επιλέξετε Ενημέρωση με την κατάλληλη κατηγορία εξαγωγής θα ανανεωθεί η κατάσταση των αναφορών "Σε εξέλιξη". Αφού ολοκληρωθεί μια εξαγωγή, επιλέξτε Προβολή δεδομένων για να κάνετε λήψη του αρχείου εξαγωγής.

1. Για να εξάγετε πληροφορίες χρηστών, επιλέξτε Διαχείριση στη γραμμή εργαλείων του CampusShip. Στη συνέχεια, επιλέξτε Διαχείριση χρηστών και επιλέξτε Εξαγωγή χρηστών. Θα εμφανιστεί μια οθόνη αναζήτησης χρηστών.
2. Καταχωρήστε ένα όνομα τοποθεσίας για να λάβετε όλους τους χρήστες που έχουν αντιστοιχιστεί στην τοποθεσία. Αν δεν είστε βέβαιοι για το πώς ακριβώς γράφεται μια τοποθεσία, επιλέξτε το σύνδεσμο Αναζήτηση για να βρείτε και να επιλέξετε το όνομα της τοποθεσίας. Προαιρετικά, μπορείτε να καταχωρήσετε ένα όνομα ή μια φράση για να φιλτράρετε τα αποτελέσματα αναζήτησης για μια τοποθεσία. Για παράδειγμα, για να λάβετε όλους τους χρήστες που ονομάζονται Παπαδόπουλος στην τοποθεσία X, καταχωρήστε "Παπαδόπουλος" στο πεδίο αναζήτησης και την τοποθεσία X στο πεδίο ονόματος τοποθεσίας.
3. Επιλέξτε έναν ή περισσότερους χρήστες από τα αποτελέσματα. Για να δημιουργήσετε ένα αίτημα εξαγωγής αρχείου χρηστών, επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων. Προαιρετικά, μπορείτε να επιλέξετε Προβολή επιλογών αν έχετε πολλές επιλογές και θέλετε να προβάλετε έναν συνοπτικό κατάλογο με τις επιλογές σας. Για να δημιουργήσετε ένα αίτημα εξαγωγής αρχείου χρηστών, επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων.
4. Το αίτημά σας θα δημιουργηθεί αυτόματα και θα εμφανιστεί η σελίδα Κατάσταση εισαγωγής/εξαγωγής. Στη σελίδα Κατάσταση εισαγωγής/εξαγωγής, αν επιλέξετε Ενημέρωση με την κατάλληλη κατηγορία εξαγωγής θα ανανεωθεί η κατάσταση των αναφορών "Σε εξέλιξη". Αφού ολοκληρωθεί μια εξαγωγή, επιλέξτε Προβολή δεδομένων για να κάνετε λήψη του αρχείου εξαγωγής.

Σημείωση: Τα σύνολα αποτελεσμάτων μπορεί να γεμίσουν αρκετές σελίδες. Για να μετακινηθείτε σε έναν μακροσκελή κατάλογο με αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε τους συνδέσμους Επόμενο και Προηγούμενο.

Μετά τη δημιουργία του αιτήματος εξαγωγής αρχείου, εμφανίζεται μια οθόνη που σας επιτρέπει να ελέγξετε την κατάσταση του αιτήματος εξαγωγής σας.

Η κατάσταση αιτήματος εξαγωγής αρχείου μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

• Σε εξέλιξη: Επισημαίνει ότι ένα αίτημα εξαγωγής βρίσκεται σε εξέλιξη και θα ολοκληρωθεί σύντομα, ανάλογα με το μέγεθος. Για την προβολή της τρέχουσας κατάστασης, κάντε ανανέωση της σελίδας.
• Ολοκληρωμένο: Εμφανίζει έναν σύνδεσμο για την Προβολή δεδομένων.
• Ολοκληρωμένο με σφάλματα: Εμφανίζει συνδέσμους για την Προβολή δεδομένων και την Προβολή σφαλμάτων.
• Απέτυχε: Εμφανίζει έναν σύνδεσμο για την Προβολή σφαλμάτων.

Για να ελέγξετε την κατάσταση άλλων δραστηριοτήτων εξαγωγής, επιλέξτε Εμφάνιση όλων, Μόνο τοποθεσίας, Μόνο χρήστη, Μόνο εταιρικού βιβλίου διευθύνσεων ή Μόνο αριθμού αναφοράς από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο λίστας.

Το αρχείο εξαγωγής θα είναι αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμμα (.csv), ένα απλό αρχείο κειμένου μόνο στο οποίο κάθε πεδίο διαχωρίζεται με ένα κόμμα χωρίς διαστήματα. Κάθε εγγραφή στο αρχείο εξαγωγής θα βρίσκεται στη δική της γραμμή. Αν δεν απαιτείται ένα πεδίο ή είναι κενό, προστίθεται ένα κόμμα για τη "μετάβαση" στο επόμενο πεδίο. Έτσι, η μορφή μπορεί να περιλαμβάνει αρκετά κόμματα στη σειρά, χωρίς διαστήματα μεταξύ τους. Το αρχείο θα τελειώνει με επέκταση .csv.