Export Documents FAQ

All shipments containing non-documents require a commercial invoice.

Three copies of the commercial invoice or pro forma invoice (if a commercial invoice is not available) are required for all your non-document shipments. Business or personal stationery may be used for these invoices if it contains all the required shipment information that is on your invoice.

Note: UPS Connect generates export documentation automatically.

The Commercial Invoice should include:

• Name and address of shipper (seller) as shown on the address label, including a contact person and telephone number
• Name and address of consignee (ship to), including destination country and postal code, as shown on the address label. To help ensure prompt delivery, a contact person and telephone number must be included.
• Invoice date
• Purchase order or invoice number, if applicable
• Name and address of purchaser (importer) if different from the consignee, including a contact name and telephone number
• Complete description of each item being shipped
• Information about what the item is made of and what it is used for (include Customs Harmonized Codes, if known)
• Country of origin. Where was the item manufactured?
• Number of units, unit value and total value of each item. For samples and articles with no commercial value, a nominal or fair-market value must be stated for Customs purposes
• Transportation and Declared Value or insurance charges
• Total value of the shipment, including currency of settlement
• Reason for export. For example: sale, repair, inter-company
• Terms of Sale (Incoterm) that define the charges included in the total value on the invoice. For example: CIF is cost, insurance and freight
• Number of packages and total weight of packages
• Shipper's signature and date

Some destinations require a Certificate of Origin (CO) for certain commodities. The purpose of the CO is to authenticate the country of origin of the merchandise being shipped.

For those forms that are completed online, this application is designed for goods whose origin is the U.S. or Puerto Rico only.

The CO may be required to comply with international trade treaties, varying duty rates, and preferential duty treatment that are determined by the shipment's origin.

The CO verifies the country in which the goods were manufactured. The commodity being exported and its destination determine if the CO is required. Some nations restrict imports from certain countries; many countries limit the quantity of goods that are allowed to be imported, or give preference to goods manufactured in the U.S.

This form requires the authorized signature of the local Chamber of Commerce Secretary and the seal of that organization.

If the goods qualify as North American Origin, use the North American Free Trade Agreement (NAFTA) CO for shipments between Canada, Mexico, and the U.S., including Puerto Rico. (See NAFTA Certificate of Origin below.)

Note: The rules for when a CO is needed change often. Verify the current criteria requiring a CO before sending your shipment. The descriptions and amounts on the CO must be consistent with those entered on the Invoice.

NAFTA-alkuperätodistusta käytetään Kanadassa, Meksikossa, Puerto Ricossa ja Yhdysvalloissa määrittämään, sovelletaanko maahantuotuihin tuotteisiin NAFTA:n mukaista alennettua tullia tai tullivapautta.

Verkossa täytettävien lomakkeiden kohdalla tämä sovellus on tarkoitettu vain tuotteille, joiden alkuperämaa on Yhdysvallat tai Puerto Rico. NAFTA-alkuperätodistus on saatavilla myös paperittomana asiakirjana, joka voidaan siirtää sähköisesti osana Paperless Invoice -pakettia (missä saatavilla). Kun lähetys tehdään Yhdysvalloista tai Kanadasta, tee laskusta yksi alkuperäiskappale ja kaksi kopiota. Kun lähetys tehdään Puerto Ricosta, tee laskusta yksi alkuperäiskappale ja yksi kopio.

NAFTA-alkuperätodistus on liitettävä laskuun, jos lähetyksen arvo on suurempi kuin:

• 1 000 Yhdysvaltain dollaria ja lähetys tehdään Meksikosta Kanadaan tai Yhdysvaltoihin.
• 2 500 Kanadan dollaria ja lähetys tehdään Meksikosta tai Yhdysvalloista Kanadaan.
• 2 500 Yhdysvaltain dollaria ja lähetys tehdään Yhdysvalloista Kanadaan tai Meksikoon.

Lähetykset, joiden arvo on pienempi kuin edellä mainitut summat, eivät tarvitse NAFTA-alkuperätodistusta. Sen sijaan asiakkaan on kirjoitettava seuraava lausunto lähetyksen laskuun:

"Vahvistan täten, että lähetyksen tuote soveltuu alkuperäistuotteeksi, johon voidaan soveltaa NAFTAn etuoikeutettua tariffisopimusta."

Viejän on täytettävä tämä asiakirja luettavasti (tulostamalla tai kirjoittamalla) tariffiehtojen määrittämiseksi ja sitä säilyttää tullauksen aikana maahantuoja. Myös tuottaja voi täyttää tämän asiakirjan viejän käytettäväksi.

UPS TradeAbility^TM offers a variety of forms for your international shipments. You can complete some forms online or browse the library of downloadable documents. Supply shipment information once and apply it to multiple forms as needed. The following forms can be completed online:

• Invoice
• NAFTA Certificate of Origin

To access international forms, go to the CampusShip Resources tab and select Use International Tools. From this page, select Access International Forms. This link takes you to a page where you can download sample forms or complete forms online.

New U.S. Food and Drug Administration (FDA) regulations require more information in order for food imports to clear the U.S. Bureau of Customs and Border Protection and the FDA.

Based on your shipment's Ship From and Ship To addresses, the shipping application may display a link to this form near the bottom of the Complete a Shipment page. Select the link to complete the Complete Prior Notice Form online.

Pakkauslista, joka kuvaa pakkauksen sisällön, on lähetykseen liitettävissä oleva valinnainen asiakirja. Se on vastaava kuin kauppalasku, jota tulli käyttää verojen ja maksujen määrittämiseen, mutta ei kuitenkaan korvaa kauppalaskua. Koska pakkauslista ei sisällä tietoja sisällön hinnasta tai arvosta, sitä voidaan käyttää sellaisissa tapauksissa, joissa sisältö toimitetaan kolmannelle osapuolelle kuten asiakkaalle tai toimittajalle.