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Häufig gestellte Fragen zu Ausfuhrdokumenten

Welche Art von Rechnung soll ich für eine internationale Sendung erstellen?

Alle Sendungen, die keine Dokumente enthalten, erfordern eine Handelsrechnung.

Drei Ausfertigungen der Handelsrechnung oder der Proforma-Rechnung (wenn keine Handelsrechnung erforderlich ist) sind für alle Warensendungen erforderlich.Geschäfts- oder persönliches Briefpapier kann für diese Rechnungen verwendet werden, sofern es alle erforderlichen Versandinformationen enthält, die auf Ihrer Rechnung sind.

Hinweis: Die Exportdokumentation wird von UPS Connect automatisch erstellt.

Die Handelsrechnung muss die folgenden Informationen enthalten:

  • Name und Adresse des Versenders (Verkäufer), wie auf dem Adressaufkleber vermerkt, einschließlich Kontaktperson und Telefonnummer.
  • Name und Adresse des Empfängers, einschließlich Bestimmungsland und Postleitzahl, wie auf dem Adressaufkleber vermerkt.Zur Sicherstellung einer prompten Zustellung muss eine Kontaktperson und eine Telefonnummer angegeben werden.
  • Rechnungsdatum
  • Auftrags- oder Rechnungsnummer, falls zutreffend.
  • Name und Adresse des Käufers (Importeurs), falls vom Empfänger verschieden, einschließlich Name und Telefonnummer einer Kontaktperson.
  • Eine vollständige Beschreibung der einzelnen Artikel, die versendet werden.
  • Informationen darüber, woraus der Artikel besteht, und der Verwendungszweck des Artikels. (Vermerken Sie auch Zollharmonisierungscodes, falls bekannt.)
  • Herkunftsland:Wo wurde der Artikel hergestellt?
  • Anzahl der Einheiten, Einheitenwert und Gesamtwert jedes Artikels.Für Muster oder Artikel ohne Handelswert muss ein Nominal- oder Verkehrswert zu Zollzwecken angegeben werden.
  • Versandtarife und Zuschläge für deklarierten Wert oder Höherhaftung.
  • Gesamtwert der Sendung, einschließlich Abrechnungswährung.
  • Grund der Ausfuhr.Beispiel:Verkauf, Reparatur, innerbetrieblich.
  • Zahlungsbedingungen (Incoterms), die die Versandkosten definieren, die in den Gesamtbetrag auf der Rechnung einfließen.Beispiel:CIF bedeutet (Verlade-)Kosten, Versicherung, Fracht.
  • Anzahl der Pakete und Gesamtgewicht der Pakete.
  • Unterschrift des Versenders und Datum.

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Wann verwende ich ein NAFTA-Herkunftszertifikat?

Für bestimmte Bestimmungsorte beziehungsweise Waren ist ein Herkunftszertifikat (Certificate of Origin) erforderlich. Zweck des Herkunftszertifikates ist es, das Herkunftsland und die versandten Waren zu authentifizieren.

Wenn Sie die Formulare oline ausfüllen, gilt das Formular für Sendungen, deren Herkunftsort die USA oder Puerto Rico ist,

Das Herkunftszertifikat kann zur Einhaltung internationaler Handelsverträge, Anwendung unterschiedlicher Zolltarife oder zur zollamtlichen Präferenzbehandlung, die durch die Herkunft der Sendung bestimmt werden, erforderlich sein.

Mit dem Herkunftszertifikat wird das Land, in dem die Waren hergestellt wurden, verifiziert. Ob ein Herkunftszertifikat erforderlich ist, hängt von den ausgeführten Waren und dem Bestimmungsland ab. Für bestimmte Länder gelten Einschränkungen für Einfuhren aus bestimmten anderen Ländern; viele Länder schränken auch die Menge der Waren, die eingeführt werden dürfen, ein oder bevorzugen Waren, die aus bestimmten Ländern eingeführt werden.

Dieses Formular muss mit der rechtsverbindlichen Unterschrift des Unterschriftsberechtigten der lokalen Handelskammer sowie dem Siegel dieser Organisation versehen sein.

Wenn der Herkunftsort der Waren Nordamerika ist, verwenden Sie bitte für Sendungen zwischen Kanada, Mexiko und den USA (einschließlich Puerto Ricos) das NAFTA-Herkunftszertifikat (North American Free Trade Agreement) . (Siehe untenstehend das NAFTA-Herkunftszertifikat.)

Hinweis: Die Bestimmungen für die Fälle, in denen ein Herkunftszertifikat erforderlich ist, unterliegen häufigen Änderungen. Erkundigen Sie sich daher nach den aktuellen Kriterien für die Notwendigkeit eines Herkunftszertifikats, bevor Sie Ihre Sendung versenden. Die Beschreibungen und Beträge auf dem Herkunftszertifikat müssen mit den auf der Handelsrechnung angegebenen Werten übereinstimmen.

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Das NAFTA-Herkunftszertifikat wird in Kanada, Mexiko, Puerto Rico und den USA verwendet, um zu ermitteln, ob für eingeführte Waren reduzierte bzw. keine Zölle erhoben werden. Dies wird im North America Free Trade Agreement (Nordamerikanisches Freihandelsabkommen - NAFTA) geregelt.

Wenn die Formulare online ausgefüllt werden, ist diese Anwendung nur für Waren konzipiert, die aus den USA oder Puerto Rico verschickt werden. Das NAFTA-Herkunftszertifikat ist auch als elektronisches Dokument verfügbar und kann als Teil Ihres papierlosen Rechnungs-Paketes (wo erhältlich) übermittelt werden. Bitte stellen Sie bei Versand aus den USA oder Kanada ein Original sowie zwei Kopien der Rechnung zur Verfügung. Bei Versand aus Puerto Rico bitten wir Sie, ein Original sowie eine Kopie zur Verfügung zu stellen.

Es ist erforderlich, dem NAFTA-Herkunftszertifikat eine Handelsrechnung anzuheften, wenn der Wert einer Sendung die folgenden Sätze übersteigt:

  • 1.000 USD, wenn die Sendung von Kanada beziehungsweise aus den USA an einen Bestimmungsort in Mexiko versandt wird.
  • 1.600 CND, wenn die Sendung aus den USA oder Mexiko an einen Bestimmungsort in Kanada versandt wird.
  • 2.500 USD, wenn die Sendung aus Kanada oder Mexiko an einen Bestimmungsort in den USA versandt wird.


Für Sendungen mit einem niedrigeren Wert ist kein NAFTA-Herkunftszertifikat erforderlich. Stattdessen sollte der Kunde die folgende Erklärung auf der Handelsrechnung eingeben:

"Hiermit bestätige ich, dass es sich bei der Ware dieser Sendung um Ursprungsware, die der Zollpräferenzbehandlung durch die NAFTA unterliegt, handelt."

Damit die Zollpräferenzbehandlung erfolgt, ist es erforderlich, dass das NAFTA-Herkunftszertifikat vom Exporteur lesbar (Drucker oder Schreibmaschine) und vollständig ausgefüllt wird und sich zum Zeitpunkt, an welchem die Erklärung abgegeben wird, im Besitz des Importeurs befinden. Dieses Dokument darf ebenso vom Hersteller ausgefüllt und dem Exporteur zur Verfügung gestellt werden.

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Wie greife ich auf Formulare für internationale Sendungen zu?

UPS TradeAbilityTM enthält eine Vielzahl an Formularen für internationale Sendungen.Sie können manche der Formulare online ausfüllen und das Archiv für herunterladbare Dokumente durchsuchen.Sie haben die Möglichkeit, Versandinformationen einmalig einzugeben und für mehrere Formulare zu verwenden.Folgende Formulare können Sie online ausfüllen:

  • Handelsrechnung
  • NAFTA-Herkunftszertifikat


Um auf die internationalen Formulare zuzugreifen, wählen Sie die CampusShip-Registerkarte Allgemeine Informationen und wählen Sie International Tools verwenden.Wählen Sie auf dieser Seite Zugriff Internationale Formulare.Über diesen Link gelangen Sie zu einer Seite, von der aus Sie Beispielformulare herunterladen und Formulare online ausfüllen können.

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In welchem Fall benötige ich ein Formular der US-amerikanischen FDA zur frühzeitigen Benachrichtigung bei Lebensmittelimporten?

Aufgrund neuer Bestimmungen des US-Bundesgesundheitsamtes (U.S. Food and Drug Administration - FDA) sind zusätzliche Informationen erforderlich, damit Nahrungsmitteleinfuhren vom US-Zoll- und Grenzschutzamt (U.S. Bureau of Customs and Border Protection) und der FDA abgefertigt werden können.

Je nach Versandort und Empfängeradressen Ihrer Sendung, wird in der Versandanwendung im unteren Bereich der Seite Sendung fertig stellen ein Link zu diesem Formular angezeigt.Klicken Sie auf den Link, um das Formular für die vorherige Benachrichtigung online auszufüllen.

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What is a Shipper's Export Declaration (SED)?

Note: Applies only to shipments from the U.S. and Puerto Rico.

The Shipper´s Export Declaration (SED) is used by the U.S. Census Bureau to compile trade statistics and to help prevent illegal exports. The SED and instructions on how to fill it out are available from UPS CampusShip, UPS.com, and a variety of sources, including the U.S. Government Printing Office (202-512-0000) and the U.S. Census Bureau's home page (http://www.census.gov/foreign-trade/).

You can select from three filing options for your SED:

  • Print a blank SED, fill it out manually, and attach it to your shipment.
  • File your SED through UPS for a US$10 fee.
  • File online using ACE. To use ACE, exporters must register with ACE (https://ace.cbp.dhs.gov/). See details below in "What is ACE?"

To obtain a blank SED form to complete and attach to your package, select the Resources tab, and then Export Documentation.

Note: SEDs are not required for UPS Letter shipments.

An SED is required when the value of a single Schedule B commodity is valued at more than US$2,500 or for which an export license or license exemption is required. It is also required when the destination is a controlled territory. A controlled territory can be a country experiencing strained relations with the U.S. (e.g., Cuba, Iraq, Iran, Libya, and North Korea).

For customers using UPS CampusShip for exporting, instructions for setting your SED Preferences are available from UPS CampusShip Help. You can access the instructions by selecting Help directly on the Shipper´s Export Declaration Preferences page. To access your SED preferences, select the My Settings tab and go to Edit Shipper's Export Declaration Preferences.

For customers using UPS CampusShip for exporting, instructions for filing a SED electronically are available from UPS CampusShip Help. You can access the instructions by selecting the Help directly on the Shipper's Export Declaration page.

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Die Packliste  ist ein optionales Dokument, das Sie Ihrer Sendung anfügen können und enthält detaillierte Informationen über den genauen Inhalt jedes Pakets. Sie ähnelt der Handelsrechnung, die vom Zoll verwendet wird, um Abgaben und Zollgebühren zu bestimmen, ersetzt diese jedoch nicht. Die Packliste enthält keine Informationen über die Kosten oder den Wert des Inhalts und wird daher in solchen Fällen verwendet, in denen die Inhalte an eine Drittpartei, wie z. B. an den Kunden oder den Verkäufer, weitergeleitet werden.

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What is ACE?

The U.S. Census Bureau uses the Automated Commercial Environment (ACE) to capture and store U.S. export data electronically. The U.S. Census Bureau provides ACE free of charge to all exporters for electronic filing of Shipper's Export Declaration (SED) data via the ACE Web site.

UPS CampusShip can help you file your SEDs with ACE. To take advantage of this feature, you must register with ACE online at https://ace.cbp.dhs.gov/. ACE requires that you take a brief tutorial on filing SEDs, so allow adequate time for registering. For more information about ACE, call 1-877-715-4433.

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