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Remplir une facture commerciale : instructions

Instructions relatives à la facture commerciale

Les informations figurant sur la facture seront utilisées pour le dédouanement et l'évaluation des droits et taxes applicables facturés par le pays de destination.

Veuillez saisir les informations suivantes :

  1. Saisissez le nom et l'adresse complets de l'expéditeur (il s'agit généralement de l'exportateur) dans la section Informations sur l'expéditeur.
    • Assurez-vous que les champs Nom et Numéro de téléphone de la personne sont bien renseignés.
    • Saisissez le numéro d'identifiant de la taxe ou de TVA le cas échéant.
  2. Saisissez le nom et l'adresse complets du destinataire dans la section Expédier à.
    • Renseignez les champs Pays de destination, Province/territoire et Code postal.
    • Afin de faciliter les procédures de dédouanement et de livraison, indiquez le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter.
    • Ajoutez le numéro d'identifiant de la taxe ou de TVA du destinataire le cas échéant.  Vous pouvez indiquer ce numéro dans votre colis de retour ou sur l'étiquette du colis.
  3. Indiquez la date.
  4. Indiquez le numéro de la commande, de la facture ou de l'autorisation de retour le cas échéant (consultez la documentation jointe au colis de retour par l'expéditeur de celui-ci).
  5. Indiquez les conditions de vente (Incoterm) définissant les frais compris dans la valeur totale de la facture.  Exemples : coût et fret ; coût, assurance et fret.
  6. Indiquez le motif de l'exportation.  Exemples : réparation, retour, mauvaises dimensions, retour pour évaluation, vente et importation temporaire.
  7. Ne remplissez pas la section Vendu à.
  8. Saisissez la description complète et la valeur du contenu pour chaque article ou marchandise.  Éviter d'employer des termes généraux comme "pièces", "échantillons" ou "vêtements".  La description doit indiquer clairement le type, la matière et la fonction de l'article.
  9.    Renseignez les informations suivantes pour chaque article :
    • Nb unités : nombre d'unités de chaque marchandise.
    • Unités de mesure : unitaire, douzaine ou cartons par exemple.
    • Code tarifaire harmonisé : classification de chaque marchandise.  Précisez si connu(e) ou disponible.
    • Pays d'origine : pays ou territoire où la marchandise a été fabriquée.
    • Valeur unitaire : somme indiquant la valeur ou le prix de chaque marchandise.  Pour les échantillons ou les articles sans valeur commerciale, spécifiez une valeur symbolique ou une juste valeur marchande pour les formalités douanières.
    • Valeur totale : nombre d'unités multiplié par la valeur unitaire.
    • Monnaie de règlement : USD pour dollar américain, EUR pour euro ou CAD pour dollar canadien par exemple.
  10. Ajoutez des commentaires supplémentaires si nécessaire. Il s'agit des informations supplémentaires concernant les marchandises.  Voici quelques exemples de commentaires précisant des conditions spéciales : "article retourné pour réparation, valeur indiquée uniquement pour les formalités douanières" ou "cet article fait l'objet d'une importation temporaire".
  11. Indiquez une Déclaration. Il s'agit d'une formule légale devant figurer sur la facture et demandée par les États-Unis pour les marchandises nécessitant une licence, une exemption de licence ou une exception.  Nous vous recommandons de noter la déclaration sur votre facture pour toutes les marchandises.
  12. Indiquez le total de la facture. Il s'agit de la somme des lignes figurant sur la facture.
  13. Indiquez une remise ou un rabais le cas échéant. Il s'agit du montant soustrait à la somme totale.
  14. Indiquez les côuts de fret ou de transport si vous les connaissez. Il s'agit du coût de transport des marchandises. S'il est inclus dans le montant total de la facture, indiquez INCLUS. Sinon, n'indiquez rien.
  15. Indiquez les frais d'assurance si vous les connaissez. Il s'agit du montant payé pour couvrir les coûts de remplacement. S'il est inclus dans le montant total de la facture, indiquez INCLUS. Sinon, n'indiquez rien.
  16. Indiquez les frais Autres ou les options le cas échéant.
  17. Indiquez le montant total de la facture. Il s'agit de la somme totale de tous les montants.
  18. Indiquez la signature et le titre de l'expéditeur ainsi que la Date de la signature. Ces informations sont obligatoires pour tout envoi international.
  19. Saisissez le nombre total de colis contenus dans l'envoi.
  20. Saisissez le poids total de tous les colis contenus dans l'envoi. Vous devez spécifier le poids total en kilogrammes ou en livres.
  21. Joignez à l'envoi retourné une facture originale et deux copies de celle-ci.
  22. Signez la facture et l'étiquette d'expédition.