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Utiliser les outils d'exportation - Foire aux questions

Comment dois-je procéder pour exporter des adresses?

Plutôt que de modifier manuellement des adresses spécifiques dans le carnet d'adresses, un administrateur peut les exporter dans un fichier et modifier plusieurs entrées à la fois. Le fichier modifié peut ensuite être importé à nouveaudans UPS CampusShip.

  1. Pour exporter les informations des carnets d'adresses, sélectionnez Mes paramètres dans la barre d'outils CampusShip.
  2. Sélectionnez Exporter adresses dans la section Carnet d’adresses d'entreprise ou Carnet d’adresses personnel du module Carnets d’adresses. La sélection d'un de ces liens créera automatiquement votre demande d'exportation et affichera la page Statut des importations/exportations.
  3. Sur la page Statut des importations/exportations, la sélection de Mettre à jour avec la catégorie d'exportation appropriée actualisera le statut des rapports « En cours ». Après une exportation, sélectionnez Afficher les données pour télécharger le fichier exporté.


Vous pouvez également sélectionner l'un des liens d'exportation sous Import/Export Files (Fichiers d'importation/exportation) dans le menu latéral de la section Administration. Lorsque vous cliquez sur le lien, le système crée votre demande d'exportation.

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Comment dois-je procéder pour exporter des emplacements?

Au lieu de modifier manuellement des emplacements, un administrateur peut les exporter dans un fichier à partir du site UPS CampusShip, modifier plusieurs entrées, puis réimporter le fichier modifié dans UPS CampusShip.

  1. Pour exporter les renseignements relatifs aux emplacements, sélectionnez Administration dans la barre d'outils CampusShip. Ensuite, cliquez sur Gérer des emplacements sous Administrer CampusShip. Sélectionnez Exporter des emplacements. Pour extraire les résultats, entrez un emplacement et définissez les critères de filtrage (par exemple, « contient » ou « contient exactement »). Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe d'un emplacement, cliquez sur le lien Recherche pour rechercher et sélectionner un emplacement.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs emplacements dans les résultats. Pour définir les champs à inclure dans le fichier d'exportation, sélectionnez Exporter les données. Vous pouvez également sélectionner Afficher les sélections si vous avez sélectionné plusieurs emplacements et que vous souhaitez afficher une liste complète de vos sélections.
    Remarque : Les résultats peuvent s'afficher sur plusieurs pages. Pour vous déplacer dans une longue liste de résultats, utilisez les liens Suivant et Précédent. Pour exporter tous les emplacements gérés, sélectionnez Exporter les données pour tous les emplacements gérés, au lieu d'effectuer une recherche.
  3. Sur la page Exporter les emplacements d'adresse, sélectionnez les champs à exporter. Pour créer la demande d'exportation, sélectionnez Exporter les données. Votre demande est automatiquement créée et la page Statut des importations/exportations s'affiche.
  4. Si, dans cette page, vous sélectionnez Mettre à jour avec la catégorie d'exportation appropriée, le statut des rapports « En cours » est réactualisé. Une fois l'exportation terminée, sélectionnez Afficher les données pour télécharger le fichier exporté.

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Comment dois-je procéder pour exporter des numéros de référence?

Au lieu de modifier manuellement des numéros de référence spécifiques, un administrateur peut les exporter dans un fichier et modifier plusieurs entrées. Le fichier modifié peut ensuite être réimporté dans UPS CampusShip.

Pour exporter un numéro de référence, sélectionnez Administration dans la barre d'outils CampusShip. Ensuite, cliquez sur Exporter des numéros de référence sous une liste de numéros de référence disponible dans la page Gestion des numéros de référence.

Votre demande est automatiquement créée et la page Statut des importations/exportations s'affiche. Si, dans cette page, vous sélectionnez Mettre à jour avec la catégorie d'exportation appropriée, le statut des rapports « En cours » est réactualisé. Une fois l'exportation terminée, sélectionnez Afficher les données pour télécharger le fichier exporté.

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Comment exporter des utilisateurs?

  1. Pour exporter les renseignements relatifs aux utilisateurs, sélectionnez Administration dans la barre d'outils CampusShip. Ensuite, sélectionnez Gestion des utilisateurs, puis Exporter des utilisateurs. Un écran de recherche s'affiche.
  2. Entrez une adresse pour extraire les utilisateurs associés. Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe d'une adresse, cliquez sur le lien Recherche pour rechercher et sélectionner une adresse. Vous pouvez également entrer un nom ou une chaîne de texte pour affiner les résultats de la recherche. Par exemple, pour rechercher tous les utilisateurs qui s'appellent Gautier pour l'emplacement X, entrez « Gautier » dans le champ de recherche et l'emplacement X dans le champ Nom de l'emplacement.
  3. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans les résultats. Pour créer la demande d'exportation, sélectionnez Exporter les données. Vous pouvez également sélectionner Afficher les sélections si vous avez sélectionné plusieurs utilisateurs et que vous souhaitez afficher la liste complète de vos sélections. Pour créer la demande d'exportation, sélectionnez Exporter les données.
  4. Votre demande est automatiquement créée et la page Statut des importations/exportations s'affiche. Si, dans cette page, vous sélectionnez Mettre à jour avec la catégorie d'exportation appropriée, le statut des rapports « En cours » est réactualisé. Une fois l'exportation terminée, sélectionnez Afficher les données pour télécharger le fichier exporté.


Remarque :
Les résultats peuvent s'afficher sur plusieurs pages. Pour vous déplacer dans une longue liste de résultats, utilisez les liens Suivant et Précédent.

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Comment dois-je procéder pour vérifier le statut du fichier d'exportation?

Une fois la demande d'exportation créée, un écran s'affiche pour vous permettre de vérifier son statut.

Le statut de la demande d'exportation peut être :

  • En cours : Cette option indique que la demande d'exportation est en cours de traitement et que son délai d'exécution dépend du volume des données à traiter. Pour connaître le dernier statut, réactualisez la page.
  • Terminée : Affiche un lien pour visualiser les données.
  • Terminée avec des erreurs : Affiche des liens pour visualiser les données et les erreurs.
  • Échec : Affiche un lien pour visualiser les erreurs.


Pour vérifier le statut des autres opérations d'exportation, sélectionnez Afficher tout, Adresses uniquement, Utilisateurs uniquement, Carnet d'adresses de l'entreprise uniquement ou Numéros de référence uniquement dans le menu déroulant.

Le fichier d'exportation est un fichier CSV, c'est-à-dire un simple fichier texte dans lequel chaque champ est séparé par une virgule, sans espace. Chaque entrée du fichier d'exportation se trouve sur une ligne distincte. Si un champ est facultatif ou vide, une virgule est insérée pour passer au champ suivant. Il est donc possible d'avoir plusieurs virgules sur une ligne, sans espaces. Le fichier comporte l'extension .csv.

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