Onze online verzendtool begeleidt u bij elke stap van het internationale verzendproces. We hebben de belangrijkste stappen op een rijtje gezet om ervoor te zorgen dat u goed voorbereid en op de hoogte bent.

• Elk land heeft andere verzendregels. Zoek landspecifieke verzendbeperkingen en serviceopties op.

• Er zijn ook regels voor items met speciale zorg of verboden items. Als u een groot pakket verzendt, houd dan rekening met: beperkingen voor afmetingen en gewicht.

• Om vertragingen te voorkomen, hebben we een aantal specifieke gegevens over uw zending nodig. Het gaat om:

  • De geharmoniseerde tariefcode (HTS) van het artikel
  • Het land waar het artikel is vervaardigd of geassembleerd, en van welke materialen het is gemaakt
  • De waarde van de zending

Voor de meeste goederen die de EU binnenkomen of verlaten, is btw vereist. Dit is wat u moet weten, of u nu als bedrijf of als particulier iets verzendt:

• Mogelijk moet u zich registreren voor een btw-nummer in het EU-land waarnaar u verkoopt. (Registreer u hier op de website van de Europese Commissie.)

  • Als u aan klanten in meerdere EU-landen verkoopt, is het misschien sneller om u aan te melden bij de Import One-Stop Shop (IOSS). De IOSS is in het leven geroepen om de aangifte en betaling van btw te vergemakkelijken en voor de verkoop van geïmporteerde goederen met een waarde van minder dan € 150.
  • Als u zich heeft geregistreerd voor een EU Import One Stop Shop (IOSS)-nummer, kunnen we dit opslaan in onze UPS-verzendsystemen, zodat u dit nummer niet elke keer hoeft te verstrekken wanneer u een zending verzendt. Om dit te doen, vragen wij u het onderstaande volmachtdocument (POA) in te vullen en aan ons terug te sturen.
  • Als u via een online marktplaats verkoopt, is de marktplaats verantwoordelijk voor het bepalen van de intrinsieke waarde van de goederen die u via hun platform heeft verkocht. De btw voor die goederen kan worden afgedragen via het nieuwe IOSS-platform.
  • Als u UPS het volmachtdocument niet verstrekt, zorg er dan voor dat uw IOSS-nummer is ingevoerd in uw UPS-verzendsysteem voor elke zending die aan de criteria voldoet. Download de Gids voor btw-verzendsystemen in de EU om erachter te komen hoe.

• Een EORI-nummer (Economic Operator's Registration and Identification number) is een unieke identificatie die wordt toegekend aan bedrijven die importeren en exporteren tussen EU- en niet-EU-landen om het goederenverkeer bij te houden.

  • Zonder EORI-nummer kunnen uw goederen bij de douane worden vastgehouden, totdat u al uw papieren hebt aangeleverd.
  • Zolang uw bedrijf btw-plichtig is in uw eigen land, kunt u zich registreren voor een EORI-nummer via de douanewebsite van uw land (die hier staan vermeld).
  • U moet dit nummer invullen op de handelsfactuur die bij uw zending zit.

Voor meer informatie over het EORI-nummer en hoe u zich hiervoor registreert, bekijkt u deze video.

• Als het item dat u verzendt een geschenk is ter waarde van € 45 of minder, worden er geen btw of invoerrechten in rekening gebracht.
  
  Om als cadeau in aanmerking te komen, moeten goederen:

  • beschreven zijn als geschenken op de douaneaangifte
  • voor een verjaardag, jubileum of andere gelegenheid zijn
  • gekocht en verzonden zijn tussen particulieren (geen bedrijven)
  • bedoeld zijn voor persoonlijk gebruik

Als uw geschenk niet aan deze voorwaarden voor btw-vrijstelling voldoet, kunt u het btw-tarief voor uw land van bestemming raadplegen voor de EU of het VK.

Onthoud dat u altijd een schatting van alle logistieke kosten kunt krijgen door enkele gegevens over uw zending in te voeren.

• U dient de gegevens van zowel de verzender als de ontvanger (inclusief een eventuele derde betaler) in te voeren. Houd er hierbij rekening mee dat sommige landen specifieke notaties hanteren voor adressen of postcodes. Hier vindt u tips voor adresnotaties.
• Het is belangrijk dat de door u opgegeven contactgegevens volledig zijn, omdat er (afhankelijk van de door u gekozen Incoterms) contact met u of met de ontvanger zal worden opgenomen indien extra kosten verschuldigd zijn of het pakket bij de douane wordt vastgehouden.

• Er wordt u gevraagd of u uw eigen verpakkingsmateriaal gebruikt of verpakkingsmateriaal van UPS. Lees hier verpakkingstips.
• U dient de afmetingen en het gewicht van uw pakket op te geven. Het is van cruciaal belang om nauwkeurige gegevens over de afmetingen en/of het gewicht te verstrekken om vertragingen of extra kosten te voorkomen. Lees hier hoe u uw pakket opmeet.
• Kies deinternationale verzendservice die het beste aansluit bij uw tijdschema en budget.
• Maak een afspraak met UPS om het pakket te laten afhalen of breng het pakket op een voor u geschikt moment naar een UPS-vestiging.

Een locatie zoeken

• Voordat uw internationale zending kan worden afgeleverd, moet deze door de douane worden ingeklaard. U moet een handelsfactuur invullen en eventuele andere vereiste douaneformulieren. In onze verzendtool begeleiden wij u bij het invullen van alle vereisten voor douaneformulieren.

• Voor de douaneafhandeling is het essentieel dat u volledige en specifieke informatie verstrekt. U moet onder andere de volgende gegevens opgeven:

  • Een duidelijke artikelbeschrijving met details zoals de gebruikte materialen (schrijf in plaats van 'shirt' of 'cadeau' bijvoorbeeld 'katoenen T-shirt' of 'stenen mok')
  • Het doel van uw zending (bijvoorbeeld een cadeau, door u verkochte artikelen, documenten zonder waarde, enz.)
  • De geharmoniseerde tariefcode (HTS) van het artikel. Een onjuiste code kan leiden tot vertragingen bij de douane of zelfs boetes.
  • Het land waar het artikel is vervaardigd of geassembleerd
  • Hoe het artikel is verpakt
  • De waarde van de zending. Geef zowel het aantal artikelen als de waarde van de artikelen in het pakket op. Dit helpt bij het berekenen van verschuldigde invoerrechten, belastingen en heffingen.

• Als u een UPS-account hebt, kunnen wij uw douaneformulieren digitaal verzenden (om Paperless^® Invoice mogelijk te maken, gaat u naar uw scherm met accountopties om de registratie te starten). Als u nog geen account hebt, kunt u er hier een maken. Als u geen account hebt, moet u drie exemplaren van de handelsfactuur afdrukken en deze bij uw pakket voegen.

• U kunt alle verzendgegevens nog een laatste keer controleren voordat u betaalt en uw verzendetiket afdrukt.
• Plak het verzendetiket op uw pakket (samen met uw douaneformulieren en drie exemplaren van uw handelsfactuur, indien u deze niet digitaal verzendt).
• Als u geen etikettenprinter hebt, kunt u altijd langs gaan bij het dichtstbijzijnde UPS-klantencentrum; daar kunnen ze het voor u afdrukken.

Een locatie zoeken

Hebt u meer informatie nodig over internationale verzending?

Bekijk meer handleidingen over naleving van douanevoorschriften en verzending, zodat u met een gerust hart wereldwijd kunt verzenden.