Direct naar hoofdinhoud

Exporteertools gebruiken - FAQ

Hoe kan ik adressen exporteren?

In plaats van meerdere individuele adressen in uw adresboeken handmatig aan te passen, kan de beheerder de adresgegevens exporteren naar een bestand en meerdere records tegelijk wijzigen. Het gewijzigde bestand kan vervolgens weer in UPS CampusShip worden geïmporteerd.

  1. Als u adresboekgegevens wilt exporteren, selecteert u Mijn instellingen in de werkbalk van CampusShip.
  2. Selecteer Adressen exporteren in het gedeelte Zakelijk adresboek of Persoonlijk adresboek van de module Adresboeken. Als u een van deze links selecteert, wordt uw exportaanvraag automatisch gemaakt en wordt de pagina Status Import/Export weergegeven.
  3. Als u op de pagina Status Import/Export de optie Bijwerken selecteert in combinatie met de juiste exportcategorie, wordt de status van de in uitvoering zijnde rapporten vernieuwd. Nadat een export is voltooid, selecteert u Gegevens bekijken om het geëxporteerde bestand te downloaden.


U kunt tevens een van de exportlinks selecteren onder Bestanden importeren/exporteren in het zijmenu van het gedeelte Beheer. Als u deze link selecteert, wordt uw exporteeropdracht aangemaakt.

Terug naar boven

Hoe kan ik locaties exporteren?

In plaats van handmatig afzonderlijke locaties aan te passen, kan de beheerder ook locatiegegevens vanuit UPS CampusShip exporteren naar een bestand, meerdere records tegelijk aanpassen en het gewijzigde bestand weer importeren in UPS CampusShip.

  1. Om locatiegegevens te exporteren, kiest u Beheer op de werkbalk van CampusShip. Kies vervolgens Locatiebeheer onder Beheer CampusShip. Kies Locaties exporteren. U kunt de gewenste locaties zoeken door een locatienaam en een filtercriterium op te geven (bijvoorbeeld "begint met" of "exact gelijk aan"). Als u niet precies weet hoe de naam van de locatie wordt gespeld, kiest u Zoeken om meer algemeen te zoeken en een locatie te selecteren.
  2. Selecteer een of meer van de gevonden locaties. Om op te geven welke velden er moeten worden geëxporteerd, kiest u Gegevens exporteren. U kunt desgewenst ook Selecties weergeven selecteren. Dit is handig als u veel items hebt geselecteerd en u een aaneengesloten lijst van de geselecteerde items wilt zien.
    Opmerking: Het resultaat van de zoekopdracht kan meerdere pagina's beslaan. Met de links Vorige en Volgende kunt u door de lijst bladeren. Als u alle beheerde locaties wilt exporteren, kiest u Gegevens van alle beheerde locaties exporteren, in plaats van een zoekopdracht uit te voeren.
  3. Op de pagina Locatievelden Exporteren selecteert u de velden die u wilt exporteren. Om het maken van het bestand met geëxporteerde locatiegegevens te starten, kiest u Gegevens exporteren. Uw aanvraag wordt automatisch gegenereerd en de pagina Import/Exportstatus verschijnt.
  4. Kies op de pagina Import/Exportstatus Bijwerken met de desbetreffende exportcategorie. De status van rapporten die "In uitvoering" zijn, worden dan vernieuwd. Nadat het exporteren voltooid is, kiest u Gegevens bekijken om het geëxporteerde bestand te downloaden.

Terug naar boven

Hoe kan ik referentienummers exporteren?

In plaats van meerdere individuele referentienummers handmatig aan te passen, kan de beheerder referentienummergegevens exporteren naar een bestand en meerdere records tegelijk wijzigen. Het gewijzigde bestand kan vervolgens weer worden geïmporteerd in UPS CampusShip.

Om referentienummergegevens te exporteren, kiest u Beheer op de werkbalk van CampusShip. Kies vervolgens Referentienummers exporteren onder een lijst van referentienummers op de pagina Referentienummers Beheren.

Uw aanvraag wordt automatisch gegenereerd en de pagina Import/Exportstatus verschijnt. Kies op de pagina Import/Exportstatus Bijwerken met de desbetreffende exportcategorie. De status van rapporten die "In uitvoering" zijn, worden dan vernieuwd. Nadat het exporteren voltooid is, kiest u Gegevens bekijken om het geëxporteerde bestand te downloaden.

Terug naar boven

Hoe kan ik gebruikersgegevens exporteren?

  1. Om gebruikersgegevens te exporteren, kiest u Beheer op de werkbalk van CampusShip. Kies daarna Gebruikersbeheer en kies vervolgens Gebruikers exporteren. Er verschijnt een pagina waarop u naar gebruikers kunt zoeken.
  2. Geef de naam van een locatie op om de gegevens op te halen van alle gebruikers die aan die locatie zijn toegewezen. Als u niet precies weet hoe de naam van de locatie wordt gespeld, kiest u Zoeken om meer algemeen te zoeken en de locatie te selecteren. Desgewenst kunt u een naam of term opgeven om de zoekopdracht verder te filteren. Als u bijvoorbeeld alle gebruikers met de naam Jansen wilt ophalen van de locatie Hoofdkantoor, geeft u "Jansen" op in het zoekveld voor gebruikers en "Hoofdkantoor" in het zoekveld voor locaties.
  3. Selecteer in een of meer van de gevonden gebruikers. Om het maken van het bestand met geëxporteerde gebruikersgegevens te starten, kiest u Gegevens exporteren. U kunt desgewenst ook Selecties weergeven selecteren. Dit is handig als u veel items hebt geselecteerd en u een aaneengesloten lijst van de geselecteerde items wilt zien. Om het maken van het bestand met geëxporteerde gebruikersgegevens te starten, kiest u Gegevens exporteren.
  4. Uw aanvraag wordt automatisch gegenereerd en de pagina Import/Exportstatus verschijnt. Kies op de pagina Import/Exportstatus Bijwerken met de desbetreffende exportcategorie. De status van rapporten die "In uitvoering" zijn, worden dan vernieuwd. Nadat het exporteren voltooid is, kiest u Gegevens bekijken om het geëxporteerde bestand te downloaden.


Opmerking:
Het resultaat van de zoekopdracht kan meerdere pagina's beslaan. U kunt door de lijst bladeren met de links Volgende en Vorige.

Terug naar boven

Hoe kan ik de status van het exportbestand controleren?

Nadat u de exporteeropdracht hebt opgegeven, verschijnt er een scherm waarop u de status van de opdracht kunt volgen.

De exporteerstatus kan zijn:

  • In uitvoering: Dit betekent dat de exporteeropdracht wordt uitgevoerd en binnen afzienbare tijd zal zijn voltooid (afhankelijk van de bestandsgrootte). Om de actuele status te zien, moet u de pagina vernieuwen.
  • Voltooid: Er wordt een link afgebeeld naar Gegevens bekijken.
  • Voltooid met fouten: Er worden links afgebeeld naar Gegevens bekijken en Fouten bekijken.
  • Mislukt: Er wordt een link afgebeeld naar Fouten bekijken.


Om de status van andere exporteeractiviteiten te controleren, kiest u Alles afbeelden, Alleen locatie, Alleen gebruiker, Alleen bedrijfsadresboek of Alleen referentienummer in de keuzelijst.

Het exportbestand is een CSV-bestand (Comma Separated Value, door komma's gescheiden waarden), een eenvoudig tekstbestand waarin de waarden van de verschillende velden van elkaar worden gescheiden door komma's zonder spaties. Elk record in een geëxporteerd bestand heeft een eigen regel. Als een bepaald veld niet verplicht en leeg is, wordt er een komma ingevoegd om naar het volgende veld te springen. Op die manier kan de indeling meerdere komma's achter elkaar laten zien, zonder spaties. De bestandsnaam eindigt met de extensie CSV.

Terug naar boven