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Outils d'exportation UPS CampusShip

Comment exporter des adresses ?

Au lieu de modifier manuellement des adresses spécifiques dans vos carnets d'adresses, un administrateur peut les exporter dans un fichier et modifier plusieurs saisies à la fois. Le fichier modifié peut alors être importé à nouveau dans UPS CampusShip.

  1. Pour exporter les informations du carnet d'adresses, sélectionner Mon Profil dans la barre d'outils CampusShip.
  2. Sélectionner Exporter les adresses dans la section Carnet d'adresses personnel ou Carnet d'adresses professionnel du module de carnets d'adresses. Lorsque vous sélectionnez un des deux liens, le système crée automatiquement votre demande d’exportation et affiche la page d'état de l'importation/exportation.
  3. Sur la page d'état de l'importation/exportation, il est possible de sélectionner Mettre à jour avec la catégorie d'exportation appropriée pour rafraîchir l'état des rapports « en cours ». Une fois l'exportation terminée, sélectionner Afficher les données pour télécharger le fichier exporté.


En outre, vous pouvez sélectionner l'un des liens d'exportation sous Fichiers d'importation/exportation dans le menu latéral de la section Administration. Lorsque vous sélectionnez le lien, le système crée votre demande d’exportation.

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Comment exporter des adresses?

Au lieu de modifier manuellement des localisations, un administrateur peut les exporter dans un fichier depuis le site UPS CampusShip, modifier plusieurs entrées, puis réimporter le fichier modifié dans UPS CampusShip.

  1. Pour exporter les informations relatives aux localisations, sélectionnez Administration dans la barre d'outils CampusShip. Sélectionnez ensuite Gestion des localisations sous Administrer CampusShip. Sélectionnez Exporter des adresses. Pour extraire les résultats, entrez une localisation et définissez les critères de filtrage (par exemple, "contient" ou "contient exactement"). Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe d'une localisation, cliquez sur le lien Recherche pour rechercher et sélectionner une localisation.
  2. Sélectionnez une ou plusieurs localisations dans les résultats. Pour définir les champs à inclure dans le fichier d'exportation, sélectionnez Exporter les données. Vous pouvez également sélectionner Afficher les sélections si vous avez sélectionné plusieurs localisations et que vous souhaitez afficher une liste complète de vos sélections.
    Remarque : Les résultats peuvent s'afficher sur plusieurs pages. Pour vous déplacer dans une longue liste de résultats, utilisez les liens Suivant et Précédent. Pour exporter toutes les adresses gérées, sélectionnez Exporter les données pour toutes les adresses gérées, au lieu d'effectuer une recherche.
  3. Sur la page Exporter les champs d'adresse, sélectionnez les champs à exporter. Pour créer la demande d'exportation, sélectionnez Exporter les données. Votre demande est automatiquement créée et la page Etat des importations/exportations s'affiche.
  4. Si, dans cette page, vous sélectionnez Mettre à jour avec la catégorie d'exportation appropriée, l'état des rapports "En cours" est réactualisé. Une fois l'exportation terminée, sélectionnez Afficher les données pour télécharger le fichier exporté.

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Comment exporter des numéros de référence?

Au lieu de modifier manuellement des numéros de référence spécifiques, un administrateur peut les exporter dans un fichier et modifier plusieurs entrées. Le fichier modifié peut ensuite être réimporté dans UPS CampusShip.

Pour exporter un numéro de référence, sélectionnez Administration dans la barre d'outils CampusShip. Sélectionnez ensuite Exporter des numéros de référence sous une liste de numéros de référence disponible dans la page Gestion des numéros de référence.

Votre demande est automatiquement créée et la page Etat des importations/exportations s'affiche. Si, à cette page, vous sélectionnez Mettre à jour avec la catégorie d'exportation appropriée, l'état des rapports "En cours" est réactualisé. Une fois l'exportation terminée, sélectionnez Afficher les données pour télécharger le fichier exporté.

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Comment exporter des utilisateurs?

  1. Pour exporter les informations relatives aux utilisateurs, sélectionnez Administration sur la barre d'outils CampusShip. Ensuite, sélectionnez Gestion des utilisateurs, puis Exporter des utilisateurs. Un écran de recherche s'affiche.
  2. Entrez une adresse pour extraire les utilisateurs associés. Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe d'une adresse, cliquez sur le lien Recherche pour rechercher et sélectionner une adresse. Vous pouvez également entrer un nom ou une chaîne de texte pour affiner les résultats de la recherche. Par exemple, pour extraire tous les utilisateurs qui s'appellent Gautier à l'adresse X, entrez "Gautier" dans le champ de recherche et l'adresse X dans le champ Nom de l'adresse.
  3. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans les résultats. Pour créer la demande d'exportation, sélectionnez Exporter les données. Vous pouvez également sélectionner Afficher les sélections si vous avez sélectionné plusieurs utilisateurs et que vous souhaitez afficher la liste complète de vos sélections. Pour créer la demande d'exportation, sélectionnez Exporter les données.
  4. Votre demande est automatiquement créée et la page Etat des importations/exportations s'affiche. Si, dans cette page, vous sélectionnez Mettre à jour avec la catégorie d'exportation appropriée, l'état des rapports "En cours" est réactualisé. Une fois l'exportation terminée, sélectionnez Afficher les données pour télécharger le fichier exporté.


Remarque :
Les résultats peuvent s'afficher sur plusieurs pages. Pour vous déplacer dans une longue liste de résultats, utilisez les liens Suivant et Précédent .

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Comment vérifier l'état du fichier d'exportation?

Une fois la demande d'exportation créée, un écran s'affiche pour vous permettre de vérifier son état.

L'état de la demande d'exportation peut être :

  • En cours : Cette option indique que la demande d'exportation est en cours de traitement et que son délai d'exécution dépend du volume des données à traiter. Pour connaître le dernier état, réactualisez la page.
  • Terminée : Affiche un lien pour visualiser les données.
  • Terminée avec des erreurs : Affiche des liens pour visualiser les données et les erreurs.
  • Echec : Affiche un lien pour visualiser les erreurs.


Pour vérifier l'état des autres opérations d'exportation, sélectionnez Afficher tout, Adresses uniquement, Utilisateurs uniquement, Carnet d'adresses de l'entreprise uniquement ou Numéros de référence uniquement dans la liste déroulante.

Le fichier d'exportation est un fichier .csv, c'est-à-dire un simple fichier texte dans lequel chaque champ est séparé par une virgule, sans espace. Chaque entrée du fichier d'exportation se trouve sur une ligne distincte. Si un champ est facultatif ou vide, une virgule est insérée pour passer au champ suivant. Il est donc possible d'avoir plusieurs virgules sur une ligne, sans espaces. Le fichier possède l'extension .csv.

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